“Van losse systemen naar één centrale plek” – Hoe De Werkvilla groeit met BRIXXonline

De Werkvilla biedt inspirerende werkplekken in karakteristieke villa’s, verspreid over Midden-Nederland. Wat begon met één locatie groeide in korte tijd uit tot een netwerk van meerdere panden. In deze klantcase vertelt Rianne hoe die groei nieuwe uitdagingen met zich meebracht en hoe BRIXXonline helpt om overzicht en structuur te houden.

Werken in een villa, niet op een industrieterrein

De Werkvilla doet het nét even anders dan traditionele kantoorverhuur. Geen standaard kantoorpanden langs de snelweg, maar karakteristieke villa’s op centrale locaties, dicht bij groen én voorzieningen.

“Het zijn altijd villa’s op mooie plekken, met een koffietentje of bakker in de buurt. Mensen willen werken in een inspirerende omgeving, in plaats van onder een systeemplafond op een industrieterrein,” zegt Rianne, werkzaam bij De Werkvilla.

In de panden werken allerlei soorten ondernemers samen: van financiële specialisten tot creatieve ondernemers, coaches en therapeuten. Die mix zorgt voor een dynamische en informele sfeer, waar ontmoeting centraal staat.

Op zoek naar één centrale oplossing

De behoefte was duidelijk: het moest sneller, overzichtelijker en minder foutgevoelig. De Werkvilla ging daarom op zoek naar software voor vastgoedbeheer die processen kon centraliseren.

“Dat moet toch gemakkelijker en sneller kunnen? Onder andere door alles wat villa’s en huurders betreft, op één plek te bundelen,” zegt Rianne.

De Werkvilla kwam in contact met BRIXXonline en besloot snel door te pakken. Binnen ongeveer een maand was het systeem ingericht en konden ze live.

“Het ging eigenlijk heel soepel. We hebben tijd gemaakt en zijn ervoor gegaan.”

Minder handwerk, minder fouten

De grootste winst zit voor De Werkvilla in het automatiseren van terugkerende processen, zoals indexering en facturatie.

“Voorheen hielden we alle indexeringen bij in een Excel-sheet. Maandelijks pakten we dit overzicht erbij en indexeerden we handmatig.”

Nu gaat dat grotendeels automatisch.

“Nu krijg ik een melding, wordt alles automatisch berekend en meegenomen in de facturatie. De foutmarge is veel kleiner.”

Naast tijdswinst zorgt het systeem ook voor meer structuur in de dagelijkse werkzaamheden.

“Het is meer leidend geworden. Alles staat op één plek en we werken volgens vaste momenten. Dat geeft rust en overzicht.”

Eén centrale plek voor alles

Waar voorheen informatie verspreid stond over verschillende systemen, werkt De Werkvilla nu vanuit één centrale omgeving.

“We vinden het vooral heel fijn dat alles samenkomt op één plek. Dat geeft overzicht en controle.”

In het dagelijks gebruik werkt De Werkvilla voornamelijk met de functies objecten, relaties en contracten. Vanuit daar wordt de administratie opgebouwd en beheerd.

Snel live en persoonlijk contact

Ook de implementatie en samenwerking met BRIXXonline wordt als positief ervaren.

“Als we vastliepen, werden we er snel telefonisch doorheen geholpen. Dat werkt heel prettig.”

Doordat De Werkvilla bewust tijd vrijmaakte voor de implementatie, konden ze snel schakelen en was het systeem binnen korte tijd volledig in gebruik.

Klaar voor de volgende stap

Hoewel De Werkvilla al veel voordeel haalt uit software voor vastgoedbeheer, zien ze ook nog kansen om het systeem verder te benutten.

“We maken nog niet optimaal gebruik van alles, maar het is wel fijn dat je kunt beginnen en het stap voor stap kunt uitbreiden.”

De volgende stap? Het activeren van het klantportaal.

“Nu krijgen we nog appjes en mailtjes via verschillende kanalen. Het zou heel fijn zijn als ook dat allemaal via één systeem loopt.”

Software die met je meegroeit

Voor De Werkvilla draait het uiteindelijk om efficiënt werken zonder in te leveren op persoonlijke aandacht.

“Door met BRIXXonline te werken kunnen we ons focussen op waar we blij van worden. Het helpt ons overzicht te houden terwijl we groeien.”

Met BRIXXonline beschikt De Werkvilla over software voor vastgoedbeheer die meegroeit met de organisatie en zorgt voor meer overzicht, minder handmatig werk en een professionele basis voor verdere groei.