BTW op servicekosten en nutsvoorzieningen: wat verandert er vanaf 2025?

Vanaf 1 januari 2025 veranderen de btw-regels voor servicekosten en nutsvoorzieningen bij vastgoedverhuur. Dit heeft voor jou als vastgoedbeheerder alleen impact op de nieuwe overeenkomsten. Maar wat houden deze veranderingen precies in. En hoe kun je je hierop voorbereiden? Laten we beginnen met een situatie die veel vastgoedbeheerders zullen herkennen.

Stel, je verhuurt een bedrijfsruimte aan een ondernemer. Naast de huur factureer je ook kosten voor zaken als elektriciteit, schoonmaak van gemeenschappelijke ruimtes en onderhoud van de lift. Tot nu toe was de regel simpel: de servicekosten volgden automatisch het btw-tarief van de huur. Was de verhuur btw-vrijgesteld? Dan waren de servicekosten dat ook.

Goed om te weten: voor bestaande huurovereenkomsten verandert er niets. Voor nieuwe huurovereenkomsten wordt dit per 1 januari 2025 ingewikkelder. Het btw-tarief op servicekosten en nutsvoorzieningen wordt afzonderlijk beoordeeld. Dit vraagt om een meer gedetailleerde aanpak.

Wat zijn servicekosten en nutsvoorzieningen?

Om de impact van de nieuwe regels te begrijpen, is het belangrijk om eerst duidelijk te hebben wat er valt onder servicekosten en nutsvoorzieningen.

Servicekosten zijn de kosten voor diensten en faciliteiten die je als verhuurder levert naast de kale huur. Denk hierbij aan:

• Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimtes;
• Onderhoud van installaties, zoals liften of verwarmingssystemen;
• Beveiligingsdiensten;
• Glasbewassing.

Nutsvoorzieningen betreffen de levering van basisvoorzieningen zoals gas, water en elektriciteit. Vaak factureer je deze door aan de huurder op basis van werkelijk verbruik of een vastgestelde verdeelsleutel.

De nieuwe btw-regels uitgelegd

Vanaf 2025 wordt bij nieuwe overeenkomsten het onderscheid gemaakt tussen zelfstandige prestaties en bijkomende prestaties bij de verhuur. Wat is het verschil?

Nutsvoorzieningen (zoals gas, water, elektriciteit):

• Zelfstandige prestaties: als de huurder het verbruik zelf kan beïnvloeden, bijvoorbeeld via een individuele meter, worden deze prestaties afzonderlijk belast met btw (9% of 21%, afhankelijk van de levering).
• Niet-zelfstandige prestaties: wanneer de huurder geen invloed heeft op het verbruik, volgen deze kosten het btw-regime van de huur (btw-vrijgesteld of belast).

Servicekosten:

• Zelfstandige prestaties: als de huurder bijvoorbeeld zelf de dienstverlener kan kiezen of wanneer de servicekosten apart op de factuur staan, worden deze kosten apart belast met btw.
• Niet-zelfstandige prestaties: servicekosten die als onderdeel van de verhuur worden gezien, volgen het btw-regime van de huur.

Wat betekent dit voor jou als vastgoedbeheerder?

Deze wijzigingen hebben gevolgen voor je dagelijkse werkwijze. Bij nieuwe verhuur moet je administratie en huurcontracten herzien. Denk bijvoorbeeld aan:

• Contractaanpassingen: zorg dat huurovereenkomsten duidelijk specificeren wat onder de servicekosten en nutsvoorzieningen valt.
• Facturatie: controleer of je facturatiestructuur de nieuwe btw-vereisten ondersteunt. Kun je bijvoorbeeld onderscheid maken tussen zelfstandige en niet-zelfstandige prestaties?

Hoe kan BRIXXonline helpen?

Maak je gebruik van onze vastgoedsoftware? Dan hebben we goed nieuws. Onze vastgoedbeheersoftware is al volledig voorbereid op deze wijzigingen. Met een paar klikken pas je de btw-tarieven aan de nieuwe overeenkomsten. Daarnaast bieden we de mogelijkheid om servicekosten en nutsvoorzieningen apart te specificeren in je administratie en facturatie.

Met deze automatisering bespaar je niet alleen tijd, maar voorkom je ook fouten die kunnen leiden tot problemen met de Belastingdienst. Zo houd jij meer tijd over voor wat écht belangrijk is: het succesvol beheren van je vastgoed.

Heb je nog vragen over deze wijzigingen of hoe je jouw vastgoedbeheer hierop kunt aanpassen? Neem gerust contact met ons op. We staan klaar om je te helpen!