Afrekening servicekosten bij BOG: zo bespaar je uren tijd

De afrekening van servicekosten bij bedrijfsruimte wordt steeds complexer. Sinds 1 januari 2025 gelden aangescherpte btw-regels. Vastgoedbeheerders krijgen daardoor vaker te maken met vragen van huurders en strengere eisen aan de onderbouwing van de afrekening. In dit artikel lees je waar je op moet letten én hoe je dit proces efficiënter kunt inrichten.

De servicekostenafrekening is één van de meest tijdrovende klussen in vastgoedbeheer. In deze blog nemen we je mee langs de belangrijkste aandachtspunten én laten we zien hoe slimme software dit proces eenvoudiger, sneller én transparanter maakt.

De grootste uitdaging: servicekosten toewijzen en verdelen 

Het eerlijk toewijzen van kosten aan de juiste huurder(s) is vaak het meest tijdrovende deel van de afrekening. Zeker in BOG, waar huurders allemaal nét iets anders huren en panden verschillende voorzieningen delen. 

Sinds 2026 ondersteunt BRIXXonline ook procentuele verdeling per VHE. Hierdoor kun je servicekosten precies verdelen volgens de afspraken in het huurcontract, ongeacht het aantal units of de complexiteit van het pand. De gekozen percentages worden bovendien duidelijk weergegeven in de servicekostenafrekening, wat zorgt voor transparantie richting huurders en minder discussie achteraf.

Wat mag je als verhuurder doorberekenen? 

De wet biedt ruimte, maar laat ook veel aan interpretatie over. Daardoor is het niet altijd duidelijk wat je wél en niet mag doorbelasten aan je huurders. Volgens de Rijksoverheid mag je alleen kosten doorberekenen die te maken hebben met geleverde diensten. Denk aan: 

• Schoonmaak van algemene ruimtes 

• Verbruik van gas, water en elektriciteit via gemeenschappelijke meters 

• Glasbewassing en buitenschilderwerk 

• Onderhoud van de lift, tuin of andere gedeelde voorzieningen 

Let op btw-behandeling sinds 1 januari 2025
Sinds 1 januari 2025 gelden aangepaste btw-regels voor servicekosten. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen bijkomende en zelfstandige prestaties. Bijkomende prestaties volgen het btw-behandeling van de huur, terwijl over zelfstandige prestaties altijd btw moet worden berekend, bijvoorbeeld bij individueel gemeten energieverbruik. Een juiste indeling is belangrijk om fouten achteraf te voorkomen.

Wat je níet mag doorbelasten? 

Kosten voor groot onderhoud, vervanging van installaties of je eigen administratie. Toch gaat dit in de praktijk vaak mis, met als gevolg discussie of zelfs juridische conflicten. 

• Handmatige verdeling zonder heldere onderbouwing 

• Verkeerd toegepaste verdeelsleutels 

• Sommige kosten worden niet afgerekend, omdat het ‘te veel gedoe’ is.

Met de software van BRIXXonline boek je eenvoudig alle gemaakte kosten per pand of unit in en geef je per kostenpost aan of deze moet worden meegenomen in de servicekostenafrekening. Aan het einde van het jaar klik je simpelweg op ‘maak afrekening’ en de rest gaat automatisch. Zo bespaar je tijd en voorkom je fouten.

Afrekening servicekosten te laat: wat zijn de gevolgen?

Veel verhuurders vragen zich af: wanneer moet de afrekening servicekosten plaatsvinden? Er is geen harde wettelijke termijn, maar je bent wél verplicht (ook in de vrij sector) om jaarlijks een afrekening op te maken. Doe je dit te laat, dan loop je risico op klachten of zelfs juridische stappen van huurders. Bovendien kan het ertoe leiden dat je bepaalde kosten niet meer kunt doorberekenen.

Afrekening servicekosten vrij sector: andere regels?

In de vrijesectorhuur gelden grotendeels dezelfde regels als bij gereguleerde huur, maar vaak zijn de afspraken over servicekosten specifieker in het huurcontract vastgelegd. Toch geldt ook hier: de afrekening servicekosten is verplicht én moet transparant gebeuren. Met software zoals BRIXXonline kun je dit eenvoudig automatiseren, zodat je altijd voldoet aan je verplichtingen.

Wat als een huurder het niet eens is met de afrekening van de servicekosten? 

Discussie over servicekosten komt vaak voort uit onduidelijkheid. Als een huurder niet begrijpt hoe het bedrag tot stand is gekomen, leidt dat al snel tot wantrouwen of verzet. 

Met onze software toon je in een paar klikken aan: 

• Welke kosten zijn meegerekend. 

• Hoe de verdeling is toegepast. 

• Welke berekening erachter zit. 

In BRIXXonline is alle data voor een servicekostenafrekening automatisch beschikbaar. Je ziet precies welke huurders in een complex hebben gehuurd, welke periode, hoeveel vierkante meters ze hebben gehuurd en wat ze aan voorschotten hebben betaald. Dit zorgt voor transparantie en voorkomt discussies.

Slimme functionaliteiten voor een sluitende afrekening 

Onze software is ontwikkeld voor professioneel vastgoedbeheer, met specifieke functies voor BOG. Je kunt onder andere: 

• Servicekosten inboeken per pand, complex of unit 
• Kosten automatisch verdelen op basis van verdeelsleutels 
• Servicekosten verdelen op basis van vaste percentages per VHE
• De gekozen verdeelsleutel en percentages transparant tonen op de afrekening
• Per VHE vastleggen of een servicekostencategorie een zelfstandige of bijkomende prestatie is (voor correcte btw-behandeling)
• Jaarlijkse afrekening per huurder genereren
• Alles digitaal beschikbaar maken, inclusief onderbouwing

Met BRIXXonline wordt het eenvoudiger: gedurende het jaar registreer je welke kosten moeten worden meegenomen in de afrekening. Aan het einde van het jaar hoef je alleen nog maar op ‘maak afrekening’ te klikken.

Veelgemaakte fouten en hoe jij ze voorkomt 

Een van de grootste fouten? Servicekosten helemaal niet afrekenen. Omdat het te veel werk lijkt, of omdat er twijfel is over de juiste verdeling. Gevolg: je mist inkomsten of draait zelf op voor kosten die je had kunnen doorberekenen. 

Een andere valkuil: kosten verkeerd toewijzen of aan de verkeerde huurder koppelen. Ook dat voorkom je met een systeem dat je begeleidt én controleert. 

Conclusie: maak het jezelf makkelijk 

De jaarlijkse servicekostenafrekening hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Met de juiste software zorg je voor een efficiënt, juridisch correct én transparant proces. Zo hou je grip op je vastgoed én op je tijd. Wil je meer weten? Klik door en lees alles over onze servicekostenafrekening.