Afrekening servicekosten bij BOG: zo bespaar je uren tijd

Elke jaar is het weer een uitdaging: de afrekening van servicekosten bij je bedrijfsruimtes. Zeker als je meerdere panden of units verhuurt, met uiteenlopende contracten en huurders. Wat mag je doorberekenen? Hoe verdeel je de kosten eerlijk? En hoe voorkom je discussie achteraf? Het allerbelangrijkste: hoe zorg je dat het minder tijd kost?

De servicekostenafrekening is één van de meest tijdrovende klussen in vastgoedbeheer. In deze blog nemen we je mee langs de belangrijkste aandachtspunten én laten we zien hoe slimme software dit proces eenvoudiger, sneller én transparanter maakt.

De grootste uitdaging: servicekosten toewijzen en verdelen 

Het eerlijk toewijzen van kosten aan de juiste huurder(s) is vaak het meest tijdrovende deel van de afrekening. Zeker in BOG, waar huurders allemaal nét iets anders huren en panden verschillende voorzieningen delen. 

Veelvoorkomende fouten zijn: 

Wat mag je als verhuurder doorberekenen? 

De wet biedt ruimte, maar laat ook veel aan interpretatie over. Daardoor is het niet altijd duidelijk wat je wél en niet mag doorbelasten aan je huurders. Volgens de Rijksoverheid mag je alleen kosten doorberekenen die te maken hebben met geleverde diensten. Denk aan: 

• Schoonmaak van algemene ruimtes 

• Verbruik van gas, water en elektriciteit via gemeenschappelijke meters 

• Glasbewassing en buitenschilderwerk 

• Onderhoud van de lift, tuin of andere gedeelde voorzieningen 

Wat je níet mag doorbelasten? 

Kosten voor groot onderhoud, vervanging van installaties of je eigen administratie. Toch gaat dit in de praktijk vaak mis, met als gevolg discussie of zelfs juridische conflicten. 

• Handmatige verdeling zonder heldere onderbouwing 

• Verkeerd toegepaste verdeelsleutels 

• Sommige kosten worden niet afgerekend, omdat het ‘te veel gedoe’ is.

Met de software van BRIXXonline boek je eenvoudig alle gemaakte kosten per pand of unit in en geef je per kostenpost aan of deze moet worden meegenomen in de servicekostenafrekening. Aan het einde van het jaar klik je simpelweg op ‘maak afrekening’ en de rest gaat automatisch. Zo bespaar je tijd en voorkom je fouten.

Wat als een huurder het niet eens is met de afrekening van de servicekosten? 

Discussie over servicekosten komt vaak voort uit onduidelijkheid. Als een huurder niet begrijpt hoe het bedrag tot stand is gekomen, leidt dat al snel tot wantrouwen of verzet. 

Met onze software toon je in een paar klikken aan: 

• Welke kosten zijn meegerekend. 

• Hoe de verdeling is toegepast. 

• Welke berekening erachter zit. 

In BRIXXonline is alle data voor een servicekostenafrekening automatisch beschikbaar. Je ziet precies welke huurders in een complex hebben gehuurd, welke periode, hoeveel vierkante meters ze hebben gehuurd en wat ze aan voorschotten hebben betaald. Dit zorgt voor transparantie en voorkomt discussies.

Slimme functionaliteiten voor een sluitende afrekening 

Onze software is ontwikkeld voor professioneel vastgoedbeheer, met specifieke functies voor BOG. Je kunt onder andere: 

• Servicekosten inboeken per pand, complex of unit 
• Kosten automatisch verdelen op basis van verdeelsleutels 
• Jaarlijkse afrekening per huurder genereren  
• Alles digitaal beschikbaar maken, inclusief onderbouwing 

Met BRIXXonline wordt het eenvoudiger: gedurende het jaar registreer je welke kosten moeten worden meegenomen in de afrekening. Aan het einde van het jaar hoef je alleen nog maar op ‘maak afrekening’ te klikken.

Verdiep je verder: gratis webinar op 12 juni

Wil je nog meer grip krijgen op het proces van servicekostenafrekening bij BOG of juist bij woningen? Op donderdag 12 juni om 10:00 uur geven we een gratis webinar waarin we dieper ingaan op de valkuilen, slimme verdelingstechnieken én hoe je dit alles makkelijk automatiseert met onze software. Inclusief live demo en ruimte voor al je vragen. Meld je hier gratis aan: Aanmelden voor het webinar

Veelgemaakte fouten en hoe jij ze voorkomt 

Een van de grootste fouten? Servicekosten helemaal niet afrekenen. Omdat het te veel werk lijkt, of omdat er twijfel is over de juiste verdeling. Gevolg: je mist inkomsten of draait zelf op voor kosten die je had kunnen doorberekenen. 

Een andere valkuil: kosten verkeerd toewijzen of aan de verkeerde huurder koppelen. Ook dat voorkom je met een systeem dat je begeleidt én controleert. 

Conclusie: maak het jezelf makkelijk 

De jaarlijkse servicekostenafrekening hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Met de juiste software zorg je voor een efficiënt, juridisch correct én transparant proces. Zo hou je grip op je vastgoed én op je tijd. Wil je meer weten? Klik door en lees alles over onze servicekostenafrekening.